No quadro
Mães S/A do Fantástico exibido no último Domingo (04/11/12) pela Rede Globo (http://fantastico.globo.com/Jornalismo/FANT/0,,MUL1681969-15605,00.html), sob o título “Mães
empreendedoras começam a dar cara mais profissional aos negócios”, Max Gehringer
explica a importância do Controle na Gestão de qualquer empreendimento, de
qualquer atividade e tamanho.
Vendo a
reportagem, percebi uma recomendação no final que me pareceu um pouco fora de
Contexto: Na visão do Consultor e do marido de uma das empreendedoras, a pura
passagem do controle do caderno para uma planilha eletrônica implicaria na
melhoria da qualidade das informações e, consequentemente, do Controle e da
Gestão, fato que não concordo.
Para mim, a importância de Controle e Gestão é inquestionável. O que
deve ser observado é a ADEQUAÇÃO DOS MÉTODOS ao TAMANHO DO NEGÓCIO (ver no meu
blog “TÁXI: Como obter maior lucratividade na Prestação de Serviços – Parte 2 –
Planejamento e Controle”, de setembro de 2012), pois vivemos numa época em que
as estratégias estão muito voltadas para as GRANDES CORPORAÇÕES, assim como a
linguagem de demostração das Ferramentas de Gestão.
“Se você não pode
medir, você não pode gerenciar” (Peter Drucker).
A grande SACADA da matéria do Fantástico é mostrar aos Empreendedores em
geral que, sem controle, é impossível fazer uma Gestão compatível com os
objetivos de cada Empreendedor.
O que
não podemos fazer é induzir os Empreendedores a utilizar MANDATORIAMENTE um
Computador. É claro que hoje em dia um % maior de famílias (45%, em 2011, contra
35% em 2010 - pesquisa TIC Domicílios - CGI.br) tem um computador em casa. É
claro que o Computador está se tornando mais um eletrodoméstico, mas atenção:
Ele é utilizado para LAZER da família (e-mail, redes sociais, fotos, filmes,
música) e, com certeza, um percentual ínfimo de usuários sabe manipular com
desenvoltura uma planilha eletrônica. A própria matéria do Fantástico é
conclusiva quanto a isso: O que falta para as 3 empreendedoras (situação vivida
pela quase totalidade dos empreendedores do Brasil) é o conhecimento da
metodologia de Controle e Gestão.
É este
o treinamento que nós, como Consultores, devemos dar aos Empreendedores. Falar
de cara em Planilha Eletrônica antes da Metodologia e Processos de Controle é
como levar um desnutrido grave a uma Churrascaria Rodízio antes de um
tratamento clínico: “Tá vendo? Basta comer que a desnutrição acaba”.
O
Empreendedor necessita de ajuda para a construção de um “Sistema de Controle e
Gestão”. Este Sistema pode não ser informatizado no início (a Informatização
vem depois).
O
Empreendedor necessita da nossa ajuda para alocar logicamente o conjunto de
conhecimentos do seu negócio (operação, comercialização, demanda e
concorrência), e, assim poder detalhar os pontos que devem ser registrados e
medidos no seu “Sistema de Controle e Gestão”.
Neste
momento, nós, Consultores, entramos “no jogo” para orientar, explicar, fazer
com que o Empreendedor saiba que:
Ø Não se pode
administrar um negócio achando que o que vale é o quanto temos de dinheiro no
bolso (em caixa) no dia de hoje, esquecendo os dias que virão (Capital de giro,
Fluxo de Caixa, Investimento, etc.).
Ø Não se pode
administrar um negócio sem REGISTRO DE DADOS/INFORMAÇÃO.
Ø Não se pode
administrar um negócio sem PLANO ESTRUTURADO DE AÇÃO.
Ø Existem alguns fatores-chave
do sucesso:
1)
DISCIPLINA:
O registro dos dados (Indicadores do item 3 abaixo) deve ser efetuado TODOS OS
DIAS, ao final do expediente.
2)
PADRONIZAÇÃO:
O registro dos dados deve seguir um padrão, para que os dados possam ser
comparados.
3)
INDICADORES:
Abaixo, alguns exemplos de Indicadores. Para cada tipo de negócio existirá uma
“cesta de indicadores” apropriada.
§ Informações de Apoio
(Não Financeiras)
® Unidades vendidas por
produto.
® Quantidade de
Clientes atendidos.
§ Informações
Financeiras
® Receita (Recebimento)
o
Dinheiro
o
Cartão
de Crédito
o
Cartão
de Débito
o
Cheque
® Custos Fixos e
Variáveis (Qualquer tipo de despesa operacional gerada em função das vendas é
custo variável. As que independem das vendas é custo fixo).
o
Gasto
com matéria-prima (Variável)
o
Compra
de Mercadoria para Revenda (Variável)
o
Comissão
sobre a venda com cartão de Débito ou Crédito (Variável)
o
Comissão
sobre venda (Variável)
o
Inadimplência
(variável)
o
Salários,
Benefícios e Encargos Sociais (Fixo).
o
Aluguel
(Fixo)
o
Uniformes
(Fixo)
o
Conta
de Luz (Fixo)
o
Conta
de Gás (Fixo)
o
Conta
de Telefone (Fixo)
o Material de Limpeza
(Fixo)
Ø Veremos, abaixo, as necessidades
de “Hardware”, “Software” e os requisitos de análise básicos deste “Sistema” de
Controle e Gestão:
1) Material Necessário para o
Registro dos dados - Hardware: Para iniciar, um Caderno Grande de 50 folhas,
uma calculadora e uma caneta.
§ Separe 1 (uma) folha (frente e
verso) para cada dia do mês.
§ Na frente: Informações
analíticas:
® Separe as Informações por grupo:
Não financeiras primeiro e financeiras depois.
® Atenção: Os valores são os
EFETIVAMENTE PAGOS no dia.
® Dentro de cada Grupo, separe as
Receitas, com uma linha para o Total de Receitas, os custos Variáveis com uma
linha para o total de custos Variáveis e as despesas Fixas, também co uma linha
para o total de Despesas Fixas.
§ No verso, 7 linhas com as informações
Resumidas do dia, iniciaremos o processamento diário dos dados, gerando, enfim,
INFORMAÇÃO:
® Não Financeiros (unidades
vendidas)
® Receitas
® Custos Variáveis
® Margem de Contribuição (Receitas
– Custos Variáveis)
® Margem de Contribuição Unitária
(Margem de Contribuição dividido pela quantidade Vendida)
® Custos Fixos
® Resultado (Margem de Contribuição
– Fixos)
2) Resumo mensal:
§ Indicadores Financeiros Totais
Mensais: Somar cada item acima, exceto Margem de Contribuição unitária que deve
ser calculada, e obter o resultado mensal acumulado até a data.
o Análises (Dados Financeiros
Mensais para Exemplo):
§ Quantidade Vendida: 500
§ Receita: R$ 5.100,00 (10,20 por unidade
vendida)
§ Custos Variáveis : R$ 1.700,00 (
3,40 por unidade vendida)
§ Margem de Contribuição R$ 3.400,00
§ Margem de Contr. Unitária: R$ 6,80 por unidade vendida
§ Despesas Fixas: R$ 2.000,00
§ Resultado: R$ 1.400,00
§ Ponto de Equilíbrio: 295 unidades, ou seja: Com esta estrutura de
Receita e Custos, quando atingir a venda de 295 unidades no mês, todas as
despesas fixas estarão pagas.
Ø Planilha Eletrônica
Após um tempo de aprendizado e fixação dos
conceitos DENTRO DA SUA ATIVIDADE, podemos pensar em transferir os dados para
Planilhas Eletrônicas.
O interessante é que, certamente, surgirão maiores
demandas de análise dos dados, gerando mais informação Gerencial. É o início de
um círculo virtuoso que, embora não garanta o sucesso, ajuda a sair de
situações difíceis e não esperadas que certamente ocorrem no dia a dia.
Caso desejem informação sobre modelos de planilha
para cada tipo de negócio, basta escrever email para bf_moura@garcia-moura.com.br que terei o máximo prazer em
ajudar.
Não
importa o tamanho da Empresa (Micro, Pequena ou Média), todas as definições
aqui apresentadas podem ser adaptadas ao seu negócio e aplicadas.
E
então, vamos Controlar nosso Negócio?
Bruno F. Moura
(Novembro de 2012)
