Controle

Já falamos sobre isto aqui mesmo em 2012, mas sempre é bom repassar.

A importância de Controle e Gestão é inquestionável.

O que deve ser observado é a ADEQUAÇÃO DOS MÉTODOS ao TAMANHO DO NEGÓCIO, pois vivemos numa época em que as estratégias estão muito voltadas para as GRANDES CORPORAÇÕES, assim como a linguagem de demostração das Ferramentas de Gestão.

“Se você não pode medir, você não pode gerenciar” (Peter Drucker).

A grande SACADA é mostrar aos Empreendedores em geral que, sem controle, é impossível fazer uma Gestão compatível com os objetivos de cada Empreendedor.

O que não podemos fazer é induzir os Empreendedores a utilizar MANDATORIAMENTE um Computador. É claro que hoje em dia um % maior de famílias tem um ou mais computador em casa. É claro que o Computador está se tornando mais um eletrodoméstico, mas atenção: Ele é utilizado para LAZER da família (e-mail, redes sociais, fotos, filmes, música) e, com certeza, um percentual ínfimo de usuários sabe manipular com desenvoltura uma planilha eletrônica.

O que falta para os empreendedores (situação vivida pela quase totalidade dos empreendedores do Brasil) é o conhecimento da metodologia de Controle e Gestão.

É este o treinamento que nós, como Consultores, devemos dar aos Empreendedores. Falar de cara em Planilha Eletrônica antes da Metodologia e Processos de Controle é como levar um desnutrido grave a uma Churrascaria Rodízio antes de um tratamento clínico: “Tá vendo? Basta comer que a desnutrição acaba”.

O Empreendedor necessita de ajuda para a construção de um “Sistema de Controle e Gestão”. Este Sistema pode não ser informatizado no início (a Informatização vem depois).

O Empreendedor necessita da nossa ajuda para alocar logicamente o conjunto de conhecimentos do seu negócio (operação, comercialização, demanda e concorrência), e, assim poder detalhar os pontos que devem ser registrados e medidos no seu “Sistema de Controle e Gestão”.

Neste momento, nós, Consultores, entramos “no jogo” para orientar, explicar, fazer com que o Empreendedor saiba que:

Ø  Não se pode administrar um negócio achando que o que vale é o quanto temos de dinheiro no bolso (em caixa) no dia de hoje, esquecendo os dias que virão (Capital de giro, Fluxo de Caixa, Investimento, etc.).

Ø  Não se pode administrar um negócio sem REGISTRO DE DADOS/INFORMAÇÃO.

Ø  Não se pode administrar um negócio sem PLANO ESTRUTURADO DE AÇÃO.

Ø  Existem alguns fatores-chave do sucesso:

1)    DISCIPLINA: O registro dos dados (Indicadores do item 3 abaixo) deve ser efetuado TODOS OS DIAS, ao final do expediente.

2)    PADRONIZAÇÃO: O registro dos dados deve seguir um padrão, para que os dados possam ser comparados.

3)    INDICADORES: Abaixo, alguns exemplos de Indicadores. Para cada tipo de negócio existirá uma “cesta de indicadores” apropriada.

§  Informações de Apoio (Não Financeiras)

®    Unidades vendidas por produto.

®    Quantidade de Clientes atendidos.

§  Informações Financeiras

®    Receita (Recebimento)

o   Dinheiro

o   Cartão de Crédito

o   Cartão de Débito

o   Cheque

®    Custos Fixos e Variáveis (Qualquer tipo de despesa operacional gerada em função das vendas é custo variável. As que independem das vendas é custo fixo).

o   Gasto com matéria-prima (Variável)

o   Compra de Mercadoria para Revenda (Variável)

o   Comissão sobre a venda com cartão de Débito ou Crédito (Variável)

o   Comissão sobre venda (Variável)

o   Inadimplência (variável)

o   Salários, Benefícios e Encargos Sociais (Fixo).

o   Aluguel (Fixo)

o   Uniformes (Fixo)

o   Conta de Luz (Fixo)

o   Conta de Gás (Fixo)

o   Conta de Telefone (Fixo)

o   Material de Limpeza (Fixo)

Ø  Veremos, abaixo, as necessidades de “Hardware”, “Software” e os requisitos de análise básicos deste “Sistema” de Controle e Gestão:

1)    Material Necessário para o Registro dos dados - Hardware: Para iniciar, um Caderno Grande de 50 folhas, uma calculadora e uma caneta.

§  Separe 1 (uma) folha (frente e verso) para cada dia do mês.

§  Na frente: Informações analíticas:

®    Separe as Informações por grupo: Não financeiras primeiro e financeiras depois.

®    Atenção: Os valores são os EFETIVAMENTE PAGOS no dia.

®    Dentro de cada Grupo, separe as Receitas, com uma linha para o Total de Receitas, os custos Variáveis com uma linha para o total de custos Variáveis e as despesas Fixas, também co uma linha para o total de Despesas Fixas.

§  No verso, 7 linhas com as informações Resumidas do dia, iniciaremos o processamento diário dos dados, gerando, enfim, INFORMAÇÃO:

®    Não Financeiros (unidades vendidas)

®    Receitas

®    Custos Variáveis

®    Margem de Contribuição (Receitas – Custos Variáveis)

®    Margem de Contribuição Unitária (Margem de Contribuição dividido pela quantidade Vendida)

®    Custos Fixos

®    Resultado (Margem de Contribuição – Fixos)

2)    Resumo mensal:

§  Indicadores Financeiros Totais Mensais: Somar cada item acima, exceto Margem de Contribuição unitária que deve ser calculada, e obter o resultado mensal acumulado até a data.

o   Análises (Dados Financeiros Mensais para Exemplo):

§  Quantidade Vendida:              500

§  Receita:                            R$ 5.100,00 (10,20 por unidade vendida)

§  Custos Variáveis :            R$ 1.700,00 (   3,40 por unidade vendida)

§  Margem de Contribuição  R$ 3.400,00

§  Margem de Contr. Unitária:     R$ 6,80 por unidade vendida

§  Despesas Fixas:      R$ 2.000,00

§  Resultado:               R$ 1.400,00

§  Ponto de Equilíbrio:   295 unidades, ou seja: Com esta estrutura de Receita e Custos, quando atingir a venda de 295 unidades no mês, todas as despesas fixas estarão pagas.

Ø  Planilha Eletrônica

Após um tempo de aprendizado e fixação dos conceitos DENTRO DA SUA ATIVIDADE, podemos pensar em transferir os dados para Planilhas Eletrônicas.

O interessante é que, certamente, surgirão maiores demandas de análise dos dados, gerando mais informação Gerencial. É o início de um círculo virtuoso que, embora não garanta o sucesso, ajuda a sair de situações difíceis e não esperadas que certamente ocorrem no dia a dia.

Caso desejem informação sobre modelos de planilha para cada tipo de negócio, basta escrever um email para mim (bf_moura@hotmail.com) que terei o máximo prazer em ajudar.

Vamos montar o nosso Sistema de Gestão?
Bruno F. Moura
(21) 984418777