Esta série de posts mostra como Gestão
Comercial, Planejamento e Controle,
Precificação Estratégica e Produtividade
& Qualidade são aplicáveis a qualquer atividade econômica (Fabricação,
Venda ou Prestação de Serviços).
Para que fique bem clara esta ampla aplicabilidade, escolhi uma
atividade que a maioria das pessoas utiliza, mas dificilmente considera como um
negócio: TÁXI.
No post anterior (Parte 1),
falamos da aplicação de Gestão Comercial
nesta atividade. No atual (Parte 2),
falaremos sobre Planejamento e Controle.
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“Se você não pode medir, você não pode
gerenciar” (Peter Drucker).
A importância de Controle e Gestão é inquestionável. O que deve ser observado é a ADEQUAÇÃO DOS MÉTODOS ao TAMANHO DO NEGÓCIO.
Vivemos numa época em que as estratégias estão
muito voltadas para as GRANDES
CORPORAÇÕES, assim como a linguagem de demonstração das Ferramentas de Gestão.
Vejamos a aplicação destes conceitos “DE OUTRO MUNDO” nas atividades de um
empreendedor, seja ele um PRESTADOR DE SERVIÇOS (TAXISTA, PIPOQUEIRO, PINTOR,
MESTRE DE OBRAS, EMPREITEIRO, etc.), um PEQUENO COMERCIANTE ou FABRICANTE:
·
Se o
Empreendedor consegue ter em mente Como
quer ser percebido pelos Clientes, Onde quer estar daqui a X tempo, e Quais os
Comportamentos Padronizados ele deve ter, ele já definiu sua MISSÃO,
VISÃO e VALORES.
·
Se o
Empreendedor consegue ter em mente seus Objetivos
Financeiros, Meta de Conquista e Fidelização de Clientes, Como criar um
Diferencial e Como melhorar o conhecimento (língua estrangeira, por exemplo),
ele já definiu seu BALANCE SCORECARD (BSC).
·
Se
o Empreendedor sabe quais as metas para
alcançar os objetivos acima e quais as iniciativas necessárias, ele já
definiu seu MAPA ESTRATÉGICO.
·
Se
o Empreendedor sabe seus PONTOS FORTES e
FRACOS, AMEAÇAS e OPORTUNIDADES, O QUE AJUDA e O QUE ATRAPALHA e O QUE DEPENDE
DELE e O QUE NÃO DEPENDE, ele já definiu sua ANÁLISE SWOT.
O que o Empreendedor necessita é ajuda para alocar
logicamente este conjunto de pensamentos, sem que se tente impor a ele o “nível
de conhecimento que não temos e nunca teremos do seu negócio” (incluindo suas
nuances de operação, demanda e concorrência).
O Empreendedor não
pode ser ATROPELAO pela ARROGÂNCIA dos “DEUSES CONSULTORES”, que, antes de
entender do Negócio, da Cultura e da Capacidade de Aprendizado do Empreendedor,
despejam SIGLAS e Conceitos Acadêmicos
numa atitude que deixam o Empreendedor “acuado”, com ceticismo em relação ao
resultado da Consultoria.
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Parte 2 – Planejamento e Controle
Um Profissional de Táxi acha impossível a aplicação
de “Sistema de Controle de Gestão”
na sua atividade.
Este profissional tem que entender que, nos dias de
hoje:
ü Não se pode administrar um
negócio (sim, Táxi é um negócio!)
achando que o que vale é o quanto temos de dinheiro no bolso (em caixa) no dia
de hoje, esquecendo os dias que virão (Capital
de giro, Fluxo de Caixa, Investimento, etc.).
ü Não se pode administrar um
negócio sem REGISTRO DE DADOS/INFORMAÇÃO.
ü Não se pode administrar um
negócio sem PLANO ESTRUTURADO DE AÇÃO.
Veremos, abaixo, as necessidades de “Hardware”,
“Software” e os requisitos de análise básicos deste “Sistema” de Controle e
Gestão para Táxi.
1. Material Necessário para o Registro dos dados - Hardware: Caderneta e lápis ou caneta.
a.
Estes “Equipamentos” não custam mais de 10 (dez) reais.
b.
Para cada dia de trabalho, TODAS as informações do trabalho serão
anotadas nesta caderneta.
c.
Estas anotações, para um único dia, não tomam mais de 5 minutos.
2. Eventos que serão registrados na CADERNETA (eventos financeiros e de
apoio) - Software: Todos
os dias, (ao final do horário de trabalho, antes de iniciar o dia seguinte ou
durante o(s) abastecimento(s)). Repetindo
o item 1.c acima: Estas anotações, para um único dia, não tomam mais de 5
minutos.
a.
Informações de Apoio
· Tempo de Trabalho (horas) –
Anotar a hora de início e de fim da jornada de trabalho.
· KM Rodados (km no início da
jornada – km ao final da jornada de trabalho)
· Quantidade de viagens com
passageiros durante a jornada de trabalho.
b.
Receita (Recebimento) – Devem ser anotados ao final de
cada viagem com passageiros
· Dinheiro
· Cheque
· Voucher
· Cartão
c.
Despesas Diretas Diárias (TODOS os valores pagos NO DIA
com itens abaixo). Pegar as notinhas ou ir anotando na caderneta quando pagar a
despesa. As despesas feitas com cartão de crédito só devem ser anotadas no dia
do pagamento da fatura.
· Diária
· Combustível
· Lavagem
· Óleos + filtros
· Pneus e Câmaras
· Peças e Serviços Diversos
· Lanternagem e Pintura
· Outras despesas
d.
Despesas Fixas Mensais/Anuais
· IPVA+DPVAT+Taxas DETRAN
· ALVARÁ+ISS+TAXAS PREFEITURA
· Multas
· Aferição Taxímetro/Cópia de
Tabela
· Mensalidade Cooperativa
· Seguro
· Prefeitura
· Financiamento do Veículo
· INSS do motorista
· Outras despesas
3. Processamento dos dados: Com todos os Eventos devidamente registrados no
nosso sistema (CADERNETA), vamos iniciar a transformação destes dados em Informação
útil.
a.
Resumo diário
· Indicadores Financeiros Diários:
1. O Total Recebido menos o total de
despesas Diretas no dia resulta na Margem do DIA.
2. O valor da Margem menos o total
de Despesas Fixas resulta no Lucro ou Prejuízo do DIA.
· Indicadores Não Financeiros Diários:
1. Dividindo a Margem pela
quantidade de viagens, temos a Margem por viagem.
2. Dividindo a Margem pelo total de
km percorridos, temos a Margem por km.
b.
Resumo mensal:
· Indicadores Financeiros Totais Mensais:
1. Somar o Lucro ou Prejuízo de
todos os dias para obter o Resultado Total (Lucro ou Prejuízo) no MÊS.
2. Somar as Despesas Variáveis de
todos os dias para obter as Despesas Variáveis Totais no MÊS.
3. Somar as o Despesas Fixas de
todos os dias para obter as Despesas Fixas Totais no MÊS.
· Indicadores Financeiros acumulados até determinado dia:
1.
Valor do Resultado (Lucro ou
Prejuízo) acumulado até determinado dia:
a. No primeiro dia do mês, o valor
do resultado acumulado é o valor do Resultado do próprio dia.
b. No segundo dia do mês, o valor do
resultado acumulado é igual ao valor do resultado do primeiro dia mais o valor do
resultado do segundo dia.
c. No terceiro dia do mês, o valor
do resultado acumulado é igual ao valor do resultado acumulado no segundo dia,
mais o resultado do terceiro dia.
i. Até o último dia do mês, seguir o
procedimento do terceiro dia.
2.
Despesas Diretas acumuladas até
determinado dia:
a. No primeiro dia do mês, o valor
das Despesas Diretas acumulado é o valor das Despesas Diretas do próprio dia.
b. No segundo dia do mês, o valor
das Despesas Diretas acumulado é igual ao valor das Despesas Diretas do primeiro
dia mais o valor das Despesas Diretas do segundo dia.
c. No terceiro dia do mês, o valor
das Despesas Diretas acumulado é igual ao valor das Despesas Diretas acumulado no
segundo dia, mais o valor das Despesas Diretas do terceiro dia.
i. Até o último dia do mês, seguir o
procedimento do terceiro dia.
3.
Despesas Fixas acumuladas até
determinado dia:
a. No primeiro dia do mês, o valor
das Despesas Fixas acumulado é o valor das Despesas Fixas do próprio dia.
b. No segundo dia do mês, o valor
das Despesas Fixas acumulado é igual ao valor das Despesas Fixas do primeiro dia
mais o valor das Despesas Fixas do segundo dia.
c. No terceiro dia do mês, o valor
das Despesas Fixas acumulado é igual ao valor das Despesas Fixas acumulado no
segundo dia, mais o valor das Despesas Fixas do terceiro dia.
i. Até o último dia do mês, seguir o
procedimento do terceiro dia.
· Indicadores Não Financeiros Totais Mensais
1. Total de Dias Trabalhados no mês.
2. Total de KM percorridos no mês.
3. Total de Viagens no mês.
· Análises:
1.
Dados Mensais de um Taxista
Fictício para Exemplo:
a. Dados Financeiros Mensais para
Exemplo
i. Receita: R$ 5.100,00
ii. Despesas Diretas: R$ 1.700,00
iii. Margem: R$ 3.400,00
iv. Despesas Fixas: R$ 2.000,00
v. Resultado: R$ 1.400,00
b. Dados Não Financeiros Mensais
para Exemplo:
i. Dias Trabalhados: 27
ii. KM percorrida: 4.684
iii. Nº de Viagens: 169
iv. Horas Trabalhadas: 106
2.
Algumas análises Importantes:
a.
Valores Totais no mês.
b.
Valores por dia Trabalhado.
i. Receita/dia: R$ 188,89/dia
ii. Despesa Direta/dia: R$
62,96/dia
iii. Margem/dia: R$ 125,93/dia
iv. Despesa Fixa/dia: R$
74,97/dia
v. Resultado/dia: R$ 51,85/dia
c. Dias de trabalho necessários para pagamento das Despesas Fixas.
i. Fórmula: Valor das Despesas Fixas
Totais em R$ dividido pela Margem/dia.
ii. No exemplo acima, a conta seria
R$ 2.000,00/125,93, resultando em 16 dias (15,88 arredondado para cima). Este
número significa que, tendo trabalhado 27 dias no mês, até o 16º dia (60% dos
dias trabalhados) o Taxista não obteve lucro. O seu lucro mensal virá do
somatório das margens dos 11 dias restantes.
iii. Este indicador traz à tona um
dado que passa despercebido pelo Taxista: A partir de que dia eu estou
realmente obtendo lucro. Muitos Taxistas com quem falei não se importam a
principio em ter este dado, mas acabam achando interessante sua utilização se
disponível. Evita a “euforia” de ter “dinheiro sobrando” em determinados
momentos do mês.
d.
Receita por viagem
i. Fórmula: Receita Total/Quantidade
de Viagens
ii. No exemplo acima, a conta seria
R$ 5.100,00/169, resultando em R$ 30,18 por viagem.
iii. Este indicador pode inspirar soluções
em aumento na Margem (aumento de Receita sem aumento na quantidade de viagens),
ou aumento no Resultado (aumento na Receita e na quantidade de viagens,
resultando em aumento na Margem em R$). Trataremos deste assunto no 3º blog
(Precificação Estratégica, Produtividade e Qualidade).
e.
Hora por Viagem
i. Fórmula: Quantidade de
Horas/Quantidade de Viagens:
ii. No exemplo acima, a conta seria
106/169, resultando em 37 minutos/viagem.
iii. Seria melhor investir em viagens
mais curtas? Qual a demanda para este tipo de viagem? Como se posicionar para
que este tipo de viagem apareça com frequência? Também trataremos deste assunto
no 3º blog (Precificação Estratégica, Produtividade e Qualidade).
f.
KM percorridos por Viagem
i. Fórmula: KM percorrida/Quantidade
de Viagens:
ii. No exemplo acima, a conta seria 4.684/169,
resultando em 28 km/viagem.
iii. Seria melhor investir em viagens
mais curtas? Qual a demanda para este tipo de viagem? Como se posicionar para
que este tipo de viagem apareça com frequência? Também trataremos deste assunto
no 3º blog (Precificação Estratégica, Produtividade e Qualidade).
g.
Despesa Fixa Diária
i. No caderno de cinco reais,
folheie as páginas e veja em que dia(s) existe maior concentração de despesas
fixas (INSS, Taxas, etc.) e planeje desde o início do mês para não chegar a
este dia sem dinheiro para pagar.
c.
Planilha Eletrônica
· Todos os dados descritos neste
post podem ser anotados numa Planilha Eletrônica que elaborei. Caso desejem
cópia da planilha, podem enviar email para bf_moura@garcia-moura.com.br.
Analise sua atividade. Não menospreze as oportunidades para que você não
viva ao sabor dos acontecimentos.
A anotação de alguns dados em um “Caderninho de cinco reais” pode ser a
diferença entre você sair TODOS os dias de casa com preocupação de ter dinheiro
ao final do dia ou ter uma vida mais planejada, quem sabe até com um colchão
financeiro e entendendo a situação como o produto do conjunto das ações que
VOCÊ faz e não o que acontece na rua.
Mais uma vez, vocês viram como os princípios de Planejamento e Controle não diferem entre um Táxi e qualquer outro
negócio? Cada item acima pode ser aplicado a qualquer empreendimento, seja ele
Produção, Transporte, Compra&Venda ou Prestação de Serviços.
No próximo post (Parte 3),
falaremos sobre Precificação Estratégica,
Produtividade e Qualidade.
Bruno F. Moura
(Setembro de 2012)
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